CUADERNO ELECTRONICO

Holanda David Martínez

8º04

TECNOLOGIA E INFORMATICA

Héctor Cuartas

Profesor

INSTITUCION EDUCATIVA SAN LUIS GONZAGA

SECCION 1

SANTAFE DE ANTIOQUIA

2010

ELEMENTOS DE EXCEL 

• Operaciones en Excel
• Formulas  y Funciones en Excel
• Gráficos en Excel
• Esquemas vistas en Excel
• Tablas en Excel
• Función de los elementos de las barras de herramientas
• Diagramas circulares y de barras en Excel
• Tablas de datos

OPERACIÓNES EN EXCEL

SUMAR

Para sumar directamente varios números:

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.

• Sumamos utilizando el signo +
• Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

·         Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.

·         Dividir. Dividimos con el símbolo /. Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.

·         Potencias.  elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^. Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16.

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

• Primero las operaciones entre paréntesis.
• Las potencias
• Las multiplicaciones y divisiones
• Sumas y restas
• Etc.

FORMULAS Y FUNCIONES DE EXCEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel  que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente de la celda si conocemos sus sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultara más fácil trabajar con ellas. La sintaxis de cualquier función es:

Nombre – Función – (Argumento 1; Argumento 2;…; Argumento N)

Si queremos introducir una función es una celda:

• Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
• Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
• Elegir la opción Insertar función.
• O bien, hacer clic sobre el botón (fx) de la barra de fórmulas.

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón (Ir), de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

GRAFICOS EN EXCEL

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados.

Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos. Para obtener una vista previa de un gráfico, seleccione cualquier subtipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Presionar para ver muestra. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos estándar y su uso, haga clic en cualquiera de los siguientes tipos o en todos.

El  Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos.  El Asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.

Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son:

·         Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.

·         Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.

·         Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

·         Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.

·         Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

·         Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

·         Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

ESQUEMAS VISTAS EN EXCEL

Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel2003 pueda crear automáticamente el esquema:

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente,

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y accedemos al menú Datos - Agrupar y esquema y seleccionamos la opción Autoesquema.

Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen.